Przygotowanie dobrego briefu przed stworzeniem strony internetowej to klucz do sprawnej współpracy z wykonawcą i uzyskania efektu, który naprawdę wspiera cele biznesowe. Im bardziej precyzyjnie opiszesz swoje oczekiwania, tym mniejsze ryzyko nieporozumień, poprawek i dodatkowych kosztów. Brief jest punktem odniesienia dla grafika, programisty, copywritera i specjalistów od marketingu – dzięki niemu wszyscy wiedzą, co mają osiągnąć i dlaczego. Jeśli nie masz doświadczenia w tworzeniu specyfikacji, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, takich jak reklamalublin.pl, którzy pomogą przełożyć Twoje potrzeby na język techniczny i marketingowy. Dobrze przygotowany dokument na starcie projektu pozwala nie tylko skrócić czas realizacji, ale też świadomie zaplanować rozwój strony w przyszłości, tak aby rosła razem z Twoim biznesem i realnymi potrzebami odbiorców.
Dlaczego brief jest tak ważny przy tworzeniu strony
Brief to nie jest biurokracja, ale praktyczne narzędzie, które porządkuje informacje o firmie, celach strony oraz wymaganiach technicznych i wizualnych. Dla wykonawcy jest podstawą wyceny, planowania harmonogramu i doboru technologii. Dla Ciebie stanowi gwarancję, że wizja strony jest jasno opisana i może zostać rzetelnie zrealizowana. Dzięki briefowi unikasz sytuacji, w której każda ze stron inaczej rozumie pojęcia takie jak nowoczesny wygląd, prostota obsługi czy szybkość działania. Zamiast ogólników pojawiają się konkretne oczekiwania, funkcje i kryteria oceny efektu końcowego.
Podstawowe informacje o firmie i marce
Na początku briefu opisz swoją firmę w sposób zwięzły, ale konkretny. Podaj nazwę, branżę, zakres działalności oraz obszar geograficzny, w którym działasz. Wyjaśnij, czym wyróżnia się Twoja oferta na tle konkurencji oraz jakie wartości są najważniejsze dla marki. Wspomnij o historii firmy, jeśli ma ona znaczenie w komunikacji z klientem. Im lepiej wykonawca zrozumie Twoją markę, tym łatwiej będzie mu dobrać odpowiedni styl komunikacji, kolorystykę i układ treści. Dobrze jest także wspomnieć o istniejących materiałach identyfikacyjnych – logo, księdze znaku, materiałach drukowanych – aby strona była spójna z dotychczasowym wizerunkiem.
Określenie celów strony internetowej
Strona internetowa nie jest celem samym w sobie, lecz narzędziem do osiągania konkretnych efektów. W briefie jasno opisz, po co powstaje nowa witryna. Czy ma generować zapytania ofertowe, budować wizerunek eksperta, sprzedawać produkty, wspierać działania reklamowe, a może pełnić rolę obszernego katalogu informacji o firmie. Zastanów się, jakie działania chcesz, aby użytkownik wykonał na stronie: kontakt przez formularz, telefon, zapis na newsletter, pobranie oferty. Im bardziej precyzyjnie zdefiniujesz cele, tym lepiej będzie można zaprojektować strukturę serwisu, treści i elementy zachęcające do konwersji.
Charakterystyka grupy docelowej
Kolejny ważny element briefu to opis odbiorców, do których kierowana jest strona. Wymień główne segmenty klientów, określ ich wiek, zawód, poziom wiedzy o Twojej branży, potrzeby i obawy. Inaczej będzie wyglądała strona dla klientów indywidualnych, a inaczej dla firm czy instytucji publicznych. Wykonawca musi wiedzieć, czy projekt ma być bardziej formalny i oszczędny w środkach, czy może dynamiczny, z dużą ilością grafiki i prostym językiem. Dobrze jest wskazać, z jakich urządzeń najczęściej korzystają odbiorcy – smartfonów, laptopów czy komputerów stacjonarnych – oraz w jakich sytuacjach odwiedzają stronę.
Zakres i struktura treści
W briefie warto możliwie dokładnie opisać, jakie podstrony mają znaleźć się w serwisie. Zacznij od listy głównych sekcji, takich jak strona główna, oferta, realizacje, blog, kontakt, informacje o firmie. Następnie opisz, jakie informacje powinny być umieszczone w każdej z nich. Nie musisz od razu dostarczać gotowych tekstów, ale warto przynajmniej przygotować plan treści oraz określić ich orientacyjną długość. Wskaż też, czy potrzebujesz wsparcia w opracowaniu lub redakcji tekstów, a jeśli tak – jakie informacje wejściowe możesz przekazać. Dobra struktura treści pozwoli użytkownikowi szybko znaleźć to, czego szuka, a to bezpośrednio wpływa na skuteczność strony.
Inspiracje i przykłady stron
Warto w briefie zamieścić listę stron, które Ci się podobają, nawet jeśli pochodzą z zupełnie innych branż. Opisz, co dokładnie w nich cenisz: czy jest to układ elementów, nawigacja, kolorystyka, typografia, animacje, czy może sposób prezentacji oferty. Takie inspiracje pomagają projektantowi zrozumieć Twój gust oraz preferowany poziom nowoczesności i rozbudowania serwisu. Równocześnie możesz wskazać elementy, których chcesz uniknąć, na przykład zbyt agresywne wyskakujące okna, duże ilości migających bannerów czy nadmiar treści na stronie głównej.
Wymagania funkcjonalne i techniczne
Oprócz warstwy wizualnej bardzo ważne są konkretne funkcje, które ma posiadać strona. W briefie wypisz wszystkie potrzebne rozwiązania, takie jak formularze kontaktowe, integracja z systemem newsletterowym, moduł bloga, wyszukiwarka na stronie, mapa dojazdu, galeria realizacji czy panel do zarządzania treścią. Zastanów się, czy w przyszłości będziesz potrzebować rozbudowy o sklep internetowy, strefę klienta lub inne moduły. Określ, czy oczekujesz wykorzystania popularnego systemu zarządzania treścią, który pozwoli Ci samodzielnie edytować treści. Wymagania techniczne obejmują także responsywność, szybkość ładowania oraz zgodność z podstawowymi przeglądarkami i urządzeniami.
Elementy identyfikacji wizualnej
Ważnym fragmentem briefu jest opis wyglądu przyszłej strony. Jeśli posiadasz już logo, określ, w jakich wersjach jest dostępne i w jakich formatach możesz je przekazać. Opisz preferowaną kolorystykę, odwołując się do dotychczasowego wizerunku lub nowych założeń marki. Wspomnij o typografii – czy masz preferencje dotyczące krojów pisma, czy zdajesz się na sugestie projektanta. Jeśli używasz charakterystycznych zdjęć lub ilustracji, poinformuj, czy chcesz je wykorzystać, czy oczekujesz całkowicie nowej oprawy graficznej. Im bardziej spójne będą wszystkie materiały, tym silniejszy będzie efekt wizerunkowy.
SEO i widoczność w wyszukiwarkach
Już na etapie briefu warto poruszyć kwestie SEO, aby strona od początku była projektowana z myślą o dobrej widoczności w wynikach wyszukiwania. Zastanów się, na jakie frazy kluczowe chcesz być widoczny i jakie tematy są najważniejsze dla Twoich klientów. W briefie zapisz, czy oczekujesz podstawowej optymalizacji pod wyszukiwarki, takiej jak poprawna struktura nagłówków, przyjazne adresy URL, opisy meta, optymalizacja obrazów i szybkości ładowania. Wspomnij również, czy planujesz prowadzenie bloga lub sekcji aktualności, co w dłuższej perspektywie może znacząco wzmocnić pozycję strony w wynikach wyszukiwania.
Dostępność i wygoda użytkowania
Coraz większe znaczenie ma dostępność strony dla różnych grup użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami. W briefie możesz określić, czy zależy Ci na spełnianiu określonych standardów dostępności, na przykład odpowiednim kontraście kolorów, możliwości obsługi klawiaturą, czytelnych przyciskach i prostym języku. Podkreśl, że strona ma być intuicyjna w obsłudze, z przejrzystym menu i jasnymi komunikatami. Wygoda korzystania ze strony, szczególnie na urządzeniach mobilnych, bezpośrednio wpływa na konwersję, czas spędzany w serwisie oraz ogólny odbiór Twojej marki.
Treści, materiały i obowiązki stron
Bardzo często projekty wydłużają się dlatego, że nie ma jasności, kto przygotowuje treści, zdjęcia i inne materiały. W briefie precyzyjnie określ, które elementy dostarczasz samodzielnie, a które mają zostać przygotowane przez wykonawcę. Dotyczy to tekstów, fotografii, grafik, ikon, filmów czy dokumentów do pobrania. Ustal także, w jakiej formie i terminach przekażesz materiały, aby można było zaplanować prace projektowe i programistyczne. Jasne przypisanie obowiązków zmniejsza ryzyko opóźnień i pozwala sprawniej zarządzać całym procesem.
Budżet i harmonogram
W briefie nie powinno zabraknąć informacji o orientacyjnym budżecie, jaki możesz przeznaczyć na realizację strony. Pozwala to wykonawcy dobrać adekwatne rozwiązania i określić realny zakres prac. Opisz również oczekiwany harmonogram: kiedy chcesz rozpocząć projekt, kiedy powinien powstać pierwszy projekt graficzny, a kiedy planujesz uruchomić stronę. Warto uwzględnić margines czasowy na poprawki i testy. Jasne określenie budżetu i terminów pozwala uniknąć rozczarowań i pomaga obu stronom lepiej zaplanować współpracę.
Administracja, utrzymanie i rozwój strony
Strona internetowa nie kończy swojego życia w momencie publikacji. Już na etapie briefu zastanów się, kto będzie zajmował się jej aktualizacją, wprowadzaniem nowych treści i rozbudową o kolejne funkcje. Określ, czy oczekujesz szkolenia z obsługi panelu administracyjnego, czy preferujesz stałą opiekę wykonawcy. Zapisz, czy w przyszłości planujesz rozbudowę strony o nowe języki, dział bloga, sklep lub dodatkowe integracje. Dzięki temu projektanci i programiści mogą tak zaplanować strukturę i technologię, aby rozwój serwisu był prosty i opłacalny.
Jak uporządkować brief w praktyce
Aby brief był czytelny i przydatny, postaraj się go poukładać w logiczne sekcje, przechodząc od ogólnego opisu firmy do coraz bardziej szczegółowych wymagań. Unikaj zbyt technicznego języka, jeśli nie czujesz się w nim pewnie – lepiej opisać oczekiwania własnymi słowami, niż stosować niejasne pojęcia. Zadbaj o to, by dokument nie był jedynie listą życzeń, ale realistycznym zestawem założeń. Jeśli nie jesteś pewien niektórych decyzji, możesz je zaznaczyć jako do ustalenia, pozostawiając miejsce na rekomendacje ze strony wykonawcy. Dobrze przygotowany brief staje się dla obu stron wspólną mapą, dzięki której proces tworzenia strony przebiega sprawniej, a ostateczny efekt jest bliższy Twoim faktycznym potrzebom.
