Dobry dokument to nie papierowa formalność, lecz kompas projektu. Precyzyjnie przygotowany brief do strony WordPress pozwala skrócić czas realizacji, ograniczyć koszty, zapobiec niedomówieniom i łatwiej porównać oferty wykonawców. Poniższy przewodnik pokazuje, jak krok po kroku zebrać wymagania, przekształcić je w konkretne zapisy i poukładać w jeden spójny dokument, który zrozumie zarówno zarząd, jak i projektanci, deweloperzy, marketerzy oraz działy prawne.
Dlaczego warto opracować brief i co powinien rozwiązać
Brief jest pierwszym wspólnym językiem zespołu. Zbiera cele biznesowe, potrzeby użytkowników, ograniczenia techniczne i ramy organizacyjne. Chroni przed „rozlewaniem się” zakresu i rozczarowaniem po wdrożeniu. Dobry brief:
- ustawia wspólną wizję i ramy decyzyjne, by uniknąć długich sporów o detale;
- tworzy punkt odniesienia do wyceny, harmonogramu i oceny ofert;
- obniża ryzyko poprzez wczesne zidentyfikowanie integracji, danych, zgodności prawnych i bezpieczeństwa;
- ułatwia priorytetyzację (co jest must‑have, co nice‑to‑have, a co out of scope);
- pozwala zdefiniować jasne kryteria sukcesu i testy akceptacyjne (UAT) jeszcze przed startem prac;
- zapewnia spójność komunikacji marki i konsystencję doświadczeń między kanałami.
Wyzwaniem przy tworzeniu briefu jest połączenie perspektyw: biznesowej, marketingowej, sprzedażowej, IT, prawnej i obsługi klienta. Im wcześniej włączysz przedstawicieli tych obszarów, tym mniejsze ryzyko późnych zmian i niepotrzebnych iteracji.
Struktura i elementy dobrego briefu – szkielet dokumentu
Poniżej proponowana struktura, którą możesz dostosować do skali projektu. Najlepiej, aby każdy rozdział zawierał krótkie tło, decyzje, wymagania, kryteria akceptacji i odpowiedzialnych.
- Kontekst i tło (firma, rynek, pozycjonowanie, dotychczasowa strona, problemy do rozwiązania).
- Cele i miary sukcesu (KPI, priorytety, horyzont czasowy, zależności między celami).
- Użytkownicy i scenariusze (persony, potrzeby, bariery, ścieżki, kluczowe zadania do wykonania).
- Zakres i priorytety (must/should/could/won’t), ograniczenia i ryzyka.
- Wymagania funkcjonalne (funkcje, integracje, formularze, e‑commerce, konta, wyszukiwarka, tłumaczenia).
- Wymagania niefunkcjonalne (wydajność, dostępność, bezpieczeństwo, prywatność, skalowalność, niezawodność).
- Treści i brand (ton, taksonomie, komponenty, multimedialne formaty, procesy redakcyjne).
- Architektura informacji i nawigacja (mapa, hierarchie, etykiety, ścieżki konwersji, linkowanie).
- UX/UI i design system (siatki, komponenty, styl, mikrointerakcje, animacje, warianty RWD).
- SEO i analityka (słowa kluczowe, struktura adresów, dane strukturalne, plan migracji, eventy analityczne).
- Technologia i środowiska (hosting, staging/production, backupy, CI/CD, standardy kodu, wersjonowanie).
- Proces projektu (metodyka, kamienie milowe, governance, komunikacja, narzędzia, eskalacje).
- Budżet i harmonogram (widełki, rozliczenie, zakres iteracji, bufor na ryzyka i discovery).
- Utrzymanie i rozwój po starcie (SLA, monitoring, support, roadmapa rozwoju).
- Załączniki (referencje, benchmarki, audyty, wytyczne prawne, materiały marki, przykładowe treści).
Każdy punkt można uzupełnić krótką mini‑ankietą pytań, listą kontrolną i wzorcem zapisu (przykłady znajdziesz niżej). W ten sposób brief stanie się praktycznym narzędziem pracy, a nie tylko dokumentem referencyjnym.
Cele, KPI i użytkownicy – jak je nazwać i mierzyć
Największy błąd to zaczynać od wyglądu strony. Zaczynamy od tego, co strona ma osiągnąć. Zdefiniuj nadrzędny cel biznesowy oraz cele wspierające, wpisując je w konkretny horyzont czasowy i metryki. Dla przykładu: wzrost zapytań B2B o 35% w 6 miesięcy; skrócenie czasu pozyskania leadu o 20%; wzrost koszyka w e‑commerce o 10%; obniżenie kosztu konwersji z kampanii o 15%.
Kolejny filar to grupa docelowa. Zbierz persony, ale nie poprzestawaj na demografii. Zdefiniuj zadania do wykonania (Jobs to be Done), bariery (np. zaufanie, cena, czas), motywacje i kontekst użycia (mobile, desktop, w drodze, w biurze). Dla każdej persony wskaż kluczową ścieżkę oraz przeszkody na drodze do konwersji.
- Jakie decyzje użytkownik musi podjąć i jakie informacje mu w tym pomogą?
- Jakie ryzyka odczuwa i jak możemy je zmniejszyć (social proof, gwarancje, transparentne ceny)?
- Gdzie aktualny proces się zacina (np. formularze, wolne ładowanie, niezrozumiała oferta)?
- Jak treść i interfejs mają wspierać każdy krok ścieżki?
Połącz cele i użytkowników w mierzalne KPI. Przykłady: współczynnik konwersji dla kluczowych person, liczba kwalifikowanych leadów MQL/SQL, czas do pierwszej akcji, NPS/CSAT na krytycznych ekranach, odsetek formularzy ukończonych, liczba zapytań vs. liczba odpowiedzi, udział ruchu organicznego w generowaniu przychodu.
Dla celów jakościowych ustal wskaźniki zastępcze (np. scroll depth na stronach ofertowych, liczba interakcji z kalkulatorem, odsetek sesji z powrotem do strony po 7 dniach). Zapisz próg sukcesu i sposób weryfikacji w UAT, np. „Po wdrożeniu A/B kalkulatora uzyskamy minimum +8% CR w ciągu 30 dni na próbie 10 000 sesji, przy istotności 95%”.
Zakres funkcjonalny, integracje i wymagania techniczne
Precyzyjnie opisany zakres funkcjonalny to bariera przed niekontrolowanym rozszerzaniem prac. Dziel funkcje na must, should, could oraz won’t (MoSCoW), a przy każdej dołącz krótki scenariusz użytkownika i kryteria akceptacji. Lista najczęściej występujących obszarów:
- Formularze i leady: typy formularzy, walidacje, progressive profiling, integracje z CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), double opt‑in, polityka zgód i RODO.
- E‑commerce: koszyk, checkout, metody płatności (PayU/Przelewy24/Stripe), warianty, kody rabatowe, subskrypcje, fulfillment, zwroty, ERP/WMS.
- Kontent dynamiczny: listingi, filtrowanie, wyszukiwarka (np. Elasticsearch/Algolia), tagowanie, powiązane treści, personalizacja podstawowa.
- Uwierzytelnianie i konta: rejestracja, SSO/OAuth, role, profile, dostęp do treści premium.
- Wielojęzyczność: zakres tłumaczeń, język default, autodetekcja, fallback, lokalne formaty dat/cen.
- Integracje: newsletter (Mailchimp, Brevo), marketing automation, kalendarze, czat, systemy płatności, moduły logistyczne, BI.
- Zarządzanie mediami: limity, konwersje, kompresje, miniatury, CDN.
Wymagania niefunkcjonalne sformalizuj w liczbach, nie hasłach:
- Wydajność: Core Web Vitals (LCP ≤ 2,5 s, CLS ≤ 0,1, INP ≤ 200 ms), TTFB ≤ 0,8 s na 95 percentylu, page weight ≤ 2 MB na stronach ofertowych, lazy‑load mediów.
- Dostępność: zgodność z WCAG 2.2 AA (kontrast, focus, nawigacja klawiaturą, alternatywy dla mediów), testy z czytnikami ekranowymi.
- Bezpieczeństwo: WAF, ograniczenia logowania, 2FA, automatyczne aktualizacje krytyczne, polityka haseł, zasady ról i uprawnień, szyfrowanie w tranzycie i spoczynku, backupy.
- Prywatność: zarządzanie zgodami (CMP), anonimizacja IP, polityka retencji danych, rejestr czynności przetwarzania, DPIA gdy potrzebne.
- Skalowalność i niezawodność: HA na poziomie hostingu, autoskalowanie/CDN, RTO/RPO, monitoring uptime (SLA, alerty).
Dobrą praktyką jest zapis technologiczny na poziomie decyzji, a nie konkretnych wtyczek, o ile to możliwe. Jednak przy systemach krytycznych (np. sklep, płatności) można wskazać preferencje, pamiętając o kosztach licencji i utrzymania. W ekosystemie WordPress często pojawiają się: WooCommerce (e‑commerce), ACF/ACSS (custom fields), WPML/Polylang (wielojęzyczność), Yoast/Rank Math (SEO), Gravity Forms/Fluent Forms (formularze), WP Rocket/Cache Enabler (wydajność), Wordfence/Sucuri (bezpieczeństwo). W briefie zaznacz, czy dopuszczasz gotowe motywy, czy oczekujesz custom theme, oraz jaką masz politykę aktualizacji rdzenia i wtyczek (np. testy na stagingu co 2 tygodnie).
Środowiska i proces DevOps opisz jednoznacznie: repozytorium GIT, standardy code review, pipeline wdrożeniowy (staging → preprod → produkcja), backupy i roll‑back, logowanie błędów, polityka dostępu do środowisk. Wprowadź zasadę konfiguracji jako kodu tam, gdzie to możliwe (np. eksport ustawień ACF, bloków, konfiguracji CI).
Treści, architektura informacji i SEO – jak zaplanować i nie spalić migracji
W centrum projektu stoi treść. Nazwij ją procesowo: kto tworzy, kto zatwierdza, w jakim formacie, jakie są standardy. Spisz słowniczek pojęć, taksonomie i szablony, by zespół redakcyjny mógł działać powtarzalnie. Dobrze ustrukturyzowany content ułatwia reużywalność i automatyzację, a przemyślana architektura informacji prowadzi użytkownika do celu bez zbędnego wysiłku. Połącz to z planem SEO, aby nie tylko przekonać ludzi, ale też dać sygnały wyszukiwarkom.
- Mapa serwisu i hierarchia: zdefiniuj główne sekcje, podstrony, wzajemne linkowanie, ścieżki do konwersji. Stosuj proste etykiety, unikaj żargonu.
- Szablony i komponenty: karty ofert, case studies, artykuły, landing pages, FAQ, porównania, kalkulatory – z polami do redakcji i regułami wyświetlania.
- Taksonomie i metadane: kategorie, tagi, atrybuty; plan slugów, breadcrumbs, dane strukturalne (schema.org).
- Plan migracji: inwentaryzacja istniejących URL‑i, mapy przekierowań 301, audyt jakości treści, czyszczenie „thin content”, zachowanie sygnałów rankingowych.
- Wytyczne redakcyjne: ton głosu, długość tekstów, wzorce nagłówków, zasady linkowania wewnętrznego, polityka cytowania i źródeł.
- Media: standardy obrazów i wideo, przetwarzanie (formaty AVIF/WebP), napisy i transkrypcje dla dostępności.
Warstwa analityczna nie może być dodatkiem. Zdefiniuj eventy (np. kliknięcia w CTA, rozpoczęcie/ukończenie formularza, interakcja z wideo, scroll depth), widoki raportów, dashboardy. Ustal standard nazewnictwa eventów i parametry, a także politykę zgód i tryby „consent mode”. Wprowadź testy A/B jako element procesu, z jasnym backlogiem hipotez i kryteriami zatrzymania testu.
UX/UI, mikrointerakcje i dostępność – projekt doświadczenia
UX to nie tylko „ładny wygląd”. To system decyzji, który redukuje tarcie i ryzyko błędu. W briefie opisz, jakie artefakty i w jakiej kolejności powstaną: audyt obecnej strony, warsztaty, mapy podróży użytkownika, szkice, low‑fi/high‑fi makiety, prototypy, testy użyteczności. Zdefiniuj wsad wejściowy (badania, dane analityczne) i oczekiwany poziom wierności prototypów.
- Komponenty i design system: biblioteka typografii, siatki, przyciski, pola formularzy, alerty, toast‑y, karty; zasady wariantów i stanów (hover, focus, disabled, loading).
- RWD i performance: zasady skalowania, punkty przerwania, priorytety wczytywania komponentów, „content first” na mobile.
- Mikrointerakcje: cel, czas trwania, easingi, ograniczenia – animacja ma wspierać użyteczność, nie być ozdobą.
- Dostępność: kontrasty, rozmiar czcionek, kolejność fokusów, pułapki klawiatury, etykiety ARIA, alternatywne opisy, logiczna kolejność nagłówków.
Spisz checklistę UAT dla kluczowych scenariuszy (np. wysłanie zapytania, zakup, rejestracja) i kryteria odrzucenia. Ustal, kto testuje (wewnętrznie, zewnętrznie), na jakich urządzeniach/przeglądarkach, i jak przebiega raportowanie błędów (Severity, priorytety, SLA napraw).
Proces, role, harmonogram i budżet – jak zarządzać i kontrolować zmiany
Im większy projekt, tym ważniejsza transparentność. Zdefiniuj role: właściciel produktu, sponsor, PM, liderzy obszarów (UX, dev, content, SEO), compliance, prawnik, security. Opisz governance: jak zapadają decyzje, kiedy eskalujemy, co jest „Definition of Ready” i „Definition of Done”, jak mierzymy postęp (burn‑up, velocity, wskaźniki dostarczania).
- Metodyka: czy pracujecie iteracyjnie (Scrum/Kanban), czy sekwencyjnie (waterfall z kamieniami milowymi). Dla mieszanych podejść – jakie są bramki jakości (design freeze, content freeze).
- Zmiany zakresu: formularz zmiany, ocena wpływu (koszt, czas, ryzyko), decyzja komitetu, aktualizacja planu.
- Komunikacja: rytm spotkań (statusy tygodniowe, review, retro), narzędzia (Jira, Trello, Notion, Slack), repozytorium dokumentów.
- Ryzyka: lista, właściciele, progi tolerancji, plany mitygacyjne i awaryjne (np. opóźnienie integracji płatności → fallback na prostszy provider).
Operacjonalizuj harmonogram. Zamiast ogólników podaj zakresy czasowe i zależności: discovery (2–4 tyg.), UX i prototypy (3–6 tyg.), development iteracyjny (8–16 tyg.), przygotowanie kontentu (równolegle, 6–10 tyg.), integracje i testy (3–5 tyg.), twarde zamrożenia, UAT (1–2 tyg.), wdrożenie i stabilizacja (1–2 tyg.). Dodaj bufor na niepewności (10–20%) oraz osobny bufor na migrację treści i szkolenia redakcyjne.
Określ budżet w widełkach oraz mechanikę rozliczeń (fixed price vs. time & material), płatności za kamienie milowe, rezerwę na zmiany i eksperymenty (np. 10–15%). Zapisz koszty utrzymania: hosting, licencje, monitoring, SLA, rezerwy na aktualizacje i rozwój w kolejnych kwartałach. Oszacuj TCO na 2–3 lata, nie tylko koszt startu.
Włącz w brief kryteria oceny ofert: zrozumienie problemu, adekwatność proponowanego podejścia, transparentność kosztów, jakość kodu (przykładowy repo fragment), praktyki bezpieczeństwa, doświadczenie domenowe, referencje, dostępność zespołu, komunikacja. Dodaj zadanie próbne (np. mini‑audyt lub mikro‑makieta) jako element selekcji.
Załączniki i przykłady zapisów – zrób z briefu narzędzie pracy
Im więcej konkretów, tym łatwiej o spójną realizację. Poniżej zestaw przykładów gotowych do skopiowania do briefu.
Wzór sekcji „Wymagania funkcjonalne”
- Nazwa funkcji: „Kalkulator oszczędności”
- Cel: zwiększenie konwersji leadów poprzez pokazanie wartości oferty w liczbach
- Opis: trzy pola wejściowe, walidacje, kalkulacja on‑the‑fly, wynik z CTA do kontaktu
- Integracje: zapis wyników do CRM, tagowanie wizyty w analityce
- Priorytet: must
- Kryteria akceptacji: czas odpowiedzi < 200 ms, wynik zaokrąglany, komunikaty błędów dostępne dla czytników
Wzór sekcji „Migracja i SEO”
- Inwentaryzacja: pełna lista starych URL + metadane + ruch/konwersje z ostatnich 12 miesięcy
- Mapy 301: jeden‑do‑jednego tam, gdzie to możliwe; konsolidacja duplikatów
- Monitoring po wdrożeniu: crawl, błędy 404, indeksacja, utrzymanie pozycji na topowych frazach
- Wyłączenia indeksacji: staging, parametry techniczne, strony systemowe
Wzór sekcji „Bezpieczeństwo i RODO”
- Role i uprawnienia: minimalne konieczne, bez kont współdzielonych
- Logowanie: 2FA dla adminów, blokady po X nieudanych próbach
- Zgody: granularne, z rejestrem, z możliwością odwołania
- Retencja: anonimizacja danych po 24 miesiącach braku aktywności
- Logi: przechowywanie i audyt zmian treści oraz konfiguracji
Lista kontrolna „Gotowość do wyceny”
- Mapa serwisu i lista szablonów z liczbą widoków
- Wymagania funkcjonalne opisane per scenariusz
- Priorytety MoSCoW nadane i zaakceptowane
- Plan SEO/migracja + dane z analityki
- Założenia hostingowe i środowiska
- KPI i metodologia pomiaru
- Załączone przykładowe treści i wytyczne brandowe
Minimalny zestaw kryteriów jakości kodu
- Brak modyfikacji rdzenia WP i wtyczek, własny motyw potomny lub custom theme
- Stosowanie hooków/akcji/filtrów; rozdział warstw (logika vs. prezentacja)
- Standardy PSR, linter, testy podstawowe, dokumentacja w repo
- Brak „vendor‑lock” w formie autorskich, zamkniętych blokad na edycję treści
Przykłady briefów dla różnych typów stron
Strona firmowa B2B (lead‑gen)
- Cel: 35% wzrost liczby kwalifikowanych leadów w 6 mies.
- Użytkownicy: dyrektorzy IT i zakupów; bariery – ryzyko, zgodność, TCO.
- Must‑have: case studies, porównania rozwiązań, kalkulator ROI, integracja z CRM, rozbudowane formularze z logiką warunkową.
- NFR: LCP ≤ 2,5 s na 95P, dostępność AA, dane strukturalne typu Organization/Service/FAQ.
- Proces: A/B testy hero, CTA wzdłuż ścieżek, nurturing po formularzu.
Blog ekspercki / portal treści
- Cel: wzrost ruchu organicznego i czasu na stronie; budowa pozycji eksperta.
- Funkcje: taksonomie, polecane treści, subskrypcje, komentarze moderowane, strony autorskie, fragmenty do social.
- SEO: cluster content, wewnętrzne huby tematyczne, schema Article/HowTo/FAQ, kontrola kanonikalizacji.
- Redakcja: workflow zatwierdzeń, standardy cytowań, wersjonowanie.
Sklep WooCommerce
- Cel: +10% średniej wartości koszyka, redukcja porzuceń o 20%.
- Funkcje: warianty produktów, pakiety, kody, program lojalnościowy, raty i BNPL, szybkie płatności, integracja z ERP/WMS.
- UX: checkout jednokrokowy, koszyk boczny, rekomendacje, estymowany czas dostawy.
- NFR: INP ≤ 200 ms, dostępność na checkout, zgodność z regulacjami (regulamin, zwroty, polityka cen).
Strona członkowska / kursy (LMS)
- Cel: wzrost retencji i ukończeń kursów o 15%.
- Funkcje: rejestracja, role, dostęp do modułów, quizy, certyfikaty, płatne subskrypcje, integracja z mailingiem.
- Proces: onboarding członka, sekwencje e‑mail, wsparcie społeczności, raporty postępów.
- Bezpieczeństwo: ochrona treści, rate limiting, detekcja współdzielonych kont.
Najczęstsze błędy w briefach i jak ich uniknąć
- Opis ogólnikami bez liczb – zamień „szybka strona” na konkretne targety wydajności.
- Brak priorytetów – wszystko jest najważniejsze; wprowadź MoSCoW.
- Pomijanie migracji – utrata SEO przez brak map 301 i audytu treści.
- Niejasny proces akceptacji – wydłużenie projektu z powodu sporów na końcu.
- Brak planu utrzymania – szybkie starzenie się strony i długi „dług aktualizacyjny”.
- Niespójne nazewnictwo – chaos w panelu, trudne szkolenia redakcji.
- Zależność od jednej wtyczki bez analizy kosztów i wsparcia – ryzyko vendor‑lock.
Mini‑ankieta do wypełnienia z interesariuszami
- Jakie trzy problemy strona ma rozwiązać w pierwszej kolejności?
- Które procesy biznesowe dotknie projekt (sprzedaż, obsługa klienta, HR)?
- Jakie dane wchodzą/wychodzą ze strony (CRM, ERP, marketing automation)?
- Co będzie miernikiem sukcesu po 30/90/180 dniach?
- Jaki jest minimalny zakres na start (MVP), a co możemy dostarczyć iteracyjnie?
- Jakie ograniczenia prawne/branżowe musimy uwzględnić?
Fragment wzorca „Rola i odpowiedzialności (RACI)”
- Właściciel produktu – odpowiedzialny za priorytety i decyzje zakresowe.
- PM – koordynuje, pilnuje czasu i kosztów, prowadzi ryzyka.
- UX lead – odpowiada za badania, makiety, testy użyteczności.
- Tech lead – odpowiada za architekturę, standardy kodu i integracje.
- SEO lead – odpowiada za strategię, migrację, monitoring powdrożeniowy.
- Redakcja – tworzy i zatwierdza treści, utrzymuje bibliotekę komponentów.
- Compliance/prawnik – weryfikuje zgodność prawną (RODO, regulaminy, cookies).
Checklist „Go‑live”
- Backup pełny i zrzut bazy, plan roll‑back.
- Przełączenie DNS poza godzinami szczytu, monitorowanie TTL.
- Weryfikacja certyfikatu SSL, HSTS, redirecty http→https.
- Włączenie cache/CDN, indeksacja odblokowana dla produkcji.
- Monitoring uptime i błędów, alerty zespołu.
- Plan komunikacji (wewnętrznie i do klientów), wsparcie on‑call 48–72 h.
Na koniec spisz zasady zarządzania wiedzą: gdzie trafiają decyzje projektowe, jak oznaczamy ich status (propozycja/zaakceptowane/odrzucone), jak archiwizujemy wersje briefu. Dzięki temu dokument pozostanie żywy i aktualny, a nowi członkowie zespołu szybciej wejdą w projekt.
